Biznes plan nie jest jednorazowym dokumentem, a przynajmniej nie powinien nim być. Większość firm tworzy biznes plan podczas fazy rozruchu, do zorganizowania, przyciągnięcia partnerów i pracowników, oraz uzyskania pożyczki lub inwestycji finansowych. Tu biznes plan ma ogromne zastosowanie, jakkolwiek, zbyt często, od momentu kiedy firma już działa, nie bierze się więcej biznes planu do ręki. Ostatecznie biznes plan dotyczy wyników, dotyczy ulepszania naszej działalności. Jeżeli nie zakładasz, że biznes plan pomoże ci w usprawnieniu twojej firmy, nie rób go. Tworzenie biznes planu, tylko dlatego , że sztuka planowania tak nakazuje, jest stratą czasu.
Przeglądanie biznes planu
Więc jak zarządzać naszym biznes planem? Najpierw musimy ustalić, że bez regularnego - miesięcznego lub przynajmniej kwartalnego porównania naszego planu z aktualnymi wynikami, z praktyczną analizą przyczyn występowania różnic - planowanie najprawdopodobniej będzie stratą czasu. Prawdziwe planowanie wymaga regularnego przeglądu, tak samo jak nawigacja wymaga znajomości zarówno aktualnej pozycji, jak i tego, gdzie byliśmy i dokąd zmierzamy.
Każdy prawdziwy plan musi zawierać dużo konkretnych danych, budżet, przewidywania i zakres odpowiedzialności kierownictwa. Odpowiedni ludzie powinni wiedzieć, że śledzimy i podążamy zgodnie ze specyfikacją. Potem plan należy ponownie przejrzeć pod kątem wyników i ten przegląd powinien zaowocować korektą kursu i dokładnym dostrojeniem. Generalnie biznes liczy na stałą długoterminową strategię, opartą na niewielkich następujących po sobie zmianach, nie na gruntownych weryfikacjach.
Konsekwencja jest ważna w strategii i biznes powinien opierać się pokusom przeskakiwania z jednaj strategii na drugą, z szybkością uniemożliwiającą jakiejkolwiek strategii pełne wdrożenie. Jakkolwiek, czasami biznes prowadzi do rozdroża, wymagającego dokładnej rewizji biznes planu. Oto niektóre ze znaków, wskazujących na to, że czas zmienić nasz plan:
ISTOTNE ZMIANY W SYTUACJI NA RYNKU. Zwróć szczególną uwagę, na zmiany czynników rynkowych i zmianę zachowania rynku Czy podstawowe założenia w twoim biznesie uległy zmianie? Jako przykład:
Internet tak ogromnie zmienił kształt rynku, że w niektórych przemysłach prawie wszystkie plany, które były stworzone bez uwzględnienia Internetu, mogą potrzebować nowelizacji. To może nie dotyczyć architekta przestrzennego, lub restauratora, ale dla agencji turystycznej, artysty grafika lub firmy zajmującej się badaniem rynku, jest niezbędne.
Masz nową konkurencję? Czy wyłonił się nowy konkurent, lub też istniejący konkurent tak mocno zmienił kształt rynku, że potrzebujesz zrewidować i zweryfikować założeń?
Czy wizerunek produktu lub usługi uległ zmianie? Na przykład, wyłoniła się nowa technologia, zmieniając sposób, w jaki rynek odbiera to, co sprzedajesz. Może powstać nowy produkt lub usługa, oferująca podobne rozwiązania dla tych samych potrzeb użytkownika, jakie ty zaspakajasz.
DUŻE ZMIANY W WEWNñTRZNEJ SYTUACJI. Najczęstszymi dużymi zmianami w sytuacji wewnętrznej są zmiany własności, które są zwykle wynikiem zmiany partnerów, rozwodów, śmierci i inwestycji. Firma rozpoczyna współpracę z nowym partnerem, lub wyprzedaje się większej firmie. W gorszych przypadkach, firma odnotowuje spadki sprzedaży, zysków i kondycji finansowej. Zawsze miej nowelizację w perspektywie. Kiedy zamierzasz nowelizować i korygować systematycznie, nie chcesz zmieniaj całej strategii, chyba że jesteś pewny, że ona nie działa, lub zauważyłeś zmiany w podstawowych założeniach, które tworzą fundamenty twojej strategii.
Zarządzanie twoim planem
Celem zarządzania twoim planem jest wykorzystanie wyników działalności do sterowania twoimi dalszymi decyzjami. Plan sam w sobie nie stanowi żadnej wartości, jeżeli nie pomaga usprawnić działalności. To jest niezależne, czy jest dobry czy zły, jak wspaniałe są pomysły i sformułowania i jak opracowane są układy i tabele. Jego wartością są decyzje do jakich prowadzi. To oznacza oczywiście, że aby stworzyć plan wart wysiłku, by go rozwijać, trzeba będzie zgodnie z nim postępować. Niezależnie czy będzie to co miesiąc, czy co kwartał, konieczne jest śledzenie wyników, analizowanie różnic pomiędzy planem a aktualnymi wynikami i zarządzaniem. Zmieniaj to, co należy zmienić. Porównaj to, co planowałeś, z tym co zdarzyło się naprawdę. Zadaj sobie następujące pytania:
- Co poszło źle i jak to naprawić?
Co poszło zgodnie z planem i jak czerpać z tego korzyści?
Jakie zmiany nastąpiły u konkurencji, które można uwzględnić w planie?
Jakie nastąpiły zmiany wpływające na nasz rynek, które można uwzględnić w planie?
Jakie zmiany nastąpiły wewnątrz naszej organizacji, które można uwzględnić w planie?
Po odpowiedzeniu sobie na te pytania, zaktualizuj swój plan, ustal nowy budżet i cele, ureguluj swoje finanse i powtórz cały ten proces utrzymania twojego planu za następny miesiąc lub kwartał. Zaktualizuj swój plan ponownie i nie przestawaj powtarzać. Okaże się, że utrzymywanie twojego planu biznesowego daje ci lepiej uchwycić twoją działalność, rynek i wszystko inne, co dotyczy twojej firmy.
1. Przygotowanie - zebranie danych, rezerwacja potrzebnego czasu - sporządzając biznes plan powinniśmy dysponować pełnymi i wiarygodnymi danymi, tak aby prognozy przychodów i kosztów też były wiarygodne. Poświęcona na to praca na pewno nie pójdzie na marne!
Najlepszym sposobem udowodnienia bankierom i inwestorom, że jesteś warty finansowego wsparcia, jest przedstawienie im wspaniałego biznes planu. Upewnij się, że twój plan jest przejrzysty, konkretny i realistyczny. Potem pokaż im, że masz narzędzia, talent i zespół, który może go urzeczywistnić. Twój biznes plan jest jak twoja karta telefoniczna, która umożliwi ci prowadzenie rozmowy, podczas której przekonasz inwestorów i osoby od których zależy przyznanie ci kredytu, że możesz wprowadzić swój plan w życie.
Biznes plan powinien dowodzić, że twoja działalność będzie przynosiła dochód wystarczający do pokrycia wydatków oraz zysk satysfakcjonujący bankierów bądź inwestorów.
Częstym problemem, jaki napotykają ludzie piszący swój biznes plan, jest wyszukiwanie informacji o ich branży i konkurencyjnych zakładach. Na szczęście w obecnych czasach Internet uczynił zbieranie informacji znacznie prostszym i łatwiejszym. Czasami jednak najlepsze informacje uzyskujemy znacznie bliżej domu, od żywych ludzi i na żywo.